1. NOTA PRELIMINAR.
El presente documento consagra las políticas de tratamiento de los datos personales de personas naturales en ALFA TRADING S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus decretos reglamentarios (o cualquier otra norma que reglamente, adicione, ejecute, complemente, modifique, suprima o derogue a la Ley 1581 de 2012).
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Alfa Trading S.A.S. es responsable del Tratamiento de datos personales sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.
Dirección: Calle 23 # 116-61 Bodega 1.
Ciudad: Bogotá
País: Colombia
Correo electrónico: protecciondedatos@alfatrading.com.co
Teléfono: 428 3966
3. TRATAMIENTOS.
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.
Tratamiento de datos sensibles:
Alfa trading S.A.S., aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento se adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes:
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, se solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.
4. FINALIDADES DE LOS TRATAMIENTOS.
La información personal que es tratada en Alfa Trading S.A.S. tiene las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:
Trabajadores, contratistas prestadores de servicios, pensionados y/o beneficiarios: Relacionamiento, comunicación, registro (hoja de vida, seguridad social, pensional y de historia laboral), organización, actualización, procesamiento de liquidaciones y prestaciones sociales, capacitación, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, auditaje, defensa jurídica y gestión de las actuaciones laborales, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los trabajadores, pensionados y sus familiares y/o beneficiarios, y los contratistas prestadores de servicios con Alfa Trading S.A.S.
Clientes: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, atención, tramitación (solicitudes, peticiones, quejas y reclamos), defensa jurídica y gestión de las actuaciones, estadísticas, encuestas de satisfacción, segmentación, comercialización y mercadeo, facturación, tributación, informaciones, propiedad industrial, protección de la competencia, control y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con Alfa Trading S.A.S.
Proveedores y sus trabajadores y contratistas: Contratación (Vinculación, control, terminación, cierre o liquidación de contratos), Comunicación, registro, consolidación, actualización, tramitación (solicitudes, peticiones, quejas y reclamos), control, acreditación, aseguramiento, auditaje, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, liquidaciones, contabilización, tributación, pagos, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, informaciones, propiedad industrial, y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y sus trabajadores y contratistas con Alfa Trading S.A.S.
5. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES.
En Alfa Trading S.A.S. los titulares tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la autoridad de protección de datos personales de Colombia quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.
7. AUTORIZACIÓN.
Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular, Alfa Trading S.A.S. la solicitará a más tardar al momento de la captura de la información. La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
8. ÁREA COMPETENTE Y PROCEDIMIENTOS PARA QUE CADA TITULAR, ACORDE CON EL GRUPO DE INTERÉS AL QUE PERTENEZCA, EJERZA SUS DERECHOS.
El titular puede ejercer sus derechos por los siguientes medios:
Correo físico: Calle 23 # 116-61 Bodega 1.
Correo electrónico: protecciondedatos@alfatrading.com.co
Teléfono: 4283966.
9. POLÍTICAS
En Alfa Trading S.A.S., se establecen las siguientes directrices generales:
a) Registrar las bases de datos en el registro nacional de bases de datos -RNBD- en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012.
b) El representante legal, el administrador delegado y los funcionarios operativos responsables del tratamiento de las bases de datos reportaran las bases de datos con información personal que administren, informarán las novedades de su administración y reportaran nuevas bases de datos.
c) Implementar procedimientos para garantizar el cumplimiento de su política de tratamiento de información Personal.
d) El incumplimiento de las políticas de tratamiento de la información acarreara las sanciones disciplinarias estipuladas en el reglamento interno de trabajo.
e) Los encargados del tratamiento de las bases de datos deberán mantener seguridad en el almacenamiento y acceso a la información personal que administran.
f) Implementar aviso de privacidad en el momento de recolectar información personal.
g) Los procedimientos requeridos para el cumplimiento de esta norma son el manual de políticas de seguridad de la información y el manual de procedimientos de seguridad de la información.
h) Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.
Políticas específicas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales:
a) Se realizará el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales y para el efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus funciones deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.
b) El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Se mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
c) Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos Funcionarios que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.
d) Se autorizará expresamente al Administrador de las bases de datos para realizar el tratamiento solicitado por el Titular de la información.
e) No habrá Datos Personales disponibles para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
f) Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo con el Titular del Dato Personal haya finalizado.
g) El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.
h) Se suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.
i) Se entregará información solicitada, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales. Así mismo, se eliminará la información que el Titular solicite.
j) Las políticas establecidas respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.
k) Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
l) Cuando finalice alguna de la labor de tratamiento de Datos Personales por los Servidores, contratistas o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
m) Se realizará sensibilización mediante campañas y actividades de orden pedagógico, a sus funcionarios, contratistas y terceros encargados del tratamiento, sobre las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales.
n) No se realizará transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares que estén fijados en la misma Superintendencia.
o) El Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, respetará las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular establecidas en las anteriores políticas.
10. VIGENCIA
Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 30 de octubre de 2016.
Ciro Hernán Angel Turmeque
Gerente General
Alfa Trading S.A.S.